TEMA 8: SELECCIÓN Y VALORACIÓN

8.1 VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Definición de valor: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltObtenerHtml?LEMA=valor&SUPIND=0&CAREXT=10000&NEDIC=No

Los valores de los documentos:
- Valor Primario/(según autores también se considera el financiero o fiscal)--> dependen del fin por el cual han sido creados.
- Valor Secundario/histórico o permanente--> su utilidad a posteriori.
- Valor Informativo--> locumentos utilizados con fines de referencia o investigación, independientemente de su valor como testimonio para la historia de la institución productora.
- Valor Intrínseco-->depende de valores tales como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas, de sellos.

"El valor de documento esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo"

De interés:

• http://www.nodo50.org/csca/agenda2003/fisk_25-04-03.html


• http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/teo-arch.htm

8.2 CRITERIOS DE VALORACION

Valoración: fase de expurgo ---> apreciar valores inherentes, bajo conocimiento documental de la institución a la que pertenece.
Proceso de valoración:
-Estudio: origen, naturaleza, tipología, funcionalidad, utilidad en un futuro.
Conclusión: "apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino"

CRITERIOS:
1.- La jerarquía administrativa y funcional: depende de quien produzca el documento.
2.- Los valores primarios: su valor persiste en el tiempo, son de carácter: administrativo, legal, fiscal, científico y tecnológico. Cuanto mayor tenga en un presente, en su futuro tendrá más valor histórico.
3.- Los valores secundarios son valor testimonial y el informativo

8.3 MÉTODOS DE VALORACION

Indentificación, valoración y selección de series documentales.

Selección Documental consta de tres fases y grados, los métodos de selección es pieza por pieza, cualitativa (intrínseca y extrínseca) y por muestreo (aleatorio y sistemático)


Enlace de interés: http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_mpb01.htm

8.4 CALENDARIOS DE DISPOSICIÓN

Hay varios tipos: calendarios de disposiciones generales y especiales

La eliminación de los documentos (sin valor) es el resultado final.

TEMA 7: NORMA ISO 15489

Norma ISO 15489: creada por el Technical Committee ISO /TC 46, Information and Documentation, Subcommitee SC 11, Archives / Records Management. Se desarrolló para normalizar de forma internacional la gestión de los documentos basandase en normas australianas (AS 4390).

METOLOGIA ISO 15489

Pasos:

A: Investigación Preliminar:

- Determinar el alcance de la investigación.

- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

- Documentar nuestra investigación

- Preparar un informe.

B: Análisis de la actividad de la organización

- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.

- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.

- Analizar fuentes de información relevantes.

- Identificación de requerimientos legales/ normativos, operacionales y sociales.

- Documentar los requerimientos identificados.

D: Evaluación de los sistemas existentes.

- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.

- Analizar los sistemas existentes.

- Preparar un informe como resultado de la Identificación y análisis de los sistemas de gestión de información en nuestra organización.

E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.

- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.

- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.

- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.

- Adoptar la estrategia más adecuada.

F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.

H: Revisión posterior a la implementación.

"Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, debenposeer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión."

http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm

http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/seminario101204/lcarnicer.pdf