TEMA6: LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS O RECORDS MANAGEMENT.

6.1.- Evolución, concepto y aplicaciones.

Concepto: operaciones archivísticas que se realizan a lo largo del periodo comprendido entre la creación del documento y su eliminación o transferencia a otra institución de archivos.

Principios según Rhoads, 1989: son económicos y de eficacia. Su implantación a partir de un modelo norteamericana se realiza en 4 niveles:
- Nivel mínimo: los paises cuentan con sistemas de cuadros de retención.
- Nivel mínimo incrementado: incorporan al anteior depósitos intermedios.
- Nivel intermedio: incorporan al anterior subprogramas básicos (diseño, gestión de formularios, informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación etc.).
- Nivel óptimo: además de todo lo anterior se le suma la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina, más sistemas gestión, más cumplimentación de formularios y usan sistemas de análisis, automatización y tecnología en múltiples aplicaciones.

Aplicación a modelos administrativos nacionales

Según el modelo norteamericano se habla de 3 fases de la gestión de documentos:
-->Creación (Estación de trabajo).
-->Mantenimiento y uso: si es activo , semi activo o inactivo (Ficheros de departamento, centro de iformación, centro de registros).
-->Disposición (Archivos/destrucción).


6.2.-Las fases del tratamiento: elementos o interrelaciones.
Michel Roberge "Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos", nos referencia los 3 instrumentos para la Gestión de Documentos Administrativos:

-->El cuadro de clasificación.
-->El calendario de conservación.
-->El inventario

http://archivista.wordpress.com/2006/10/23/gid-el-blog-de-michel-roberge-sobre-gestion-documental/

6.3.- Modelos nacionales de gestión de documentos.


-->Modelo de EEUU
-->Modelo de Países Germánicos, Italia, Inglaterra
-->Modelo de Francia (Préarchivage)
-->La gestión de documentos en España

http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/953/95320204.pdf

COMPARACIÓN ENTRE DOS ARCHIVOS.

1.-Localización de las webs institucionales.

Direcciónes analizadas a través de: http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm


--> http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id=13457
(Consejería de trabajo e industria, Sevilla)

--> http://usuarios.lycos.es/proyectosweb8/archivohistorico.html
(Archivo Histórico Municipal de Granda)


2.-Análisis:
2.1.-Acceso a la información.

El acceso a la información es notablemente mejor la del Archivo Histórico Municipal de Granada, ya que además de indicarnos sus fondos, su clasificación por materias, orden cronológico nos indica su horario; todo lo contrario sucede con la fecha de la web del Archivo de Trabajo e Industria de Sevilla,indica el horario, y que el acceso es restringido, solo podemos rescatar son los datos del cuestionario cuyo informante es SGAE y las materias que se indican en el apartado de Observaciones.
2.2.-Aspecto archivístico.

Sobre el especto archivístico el Archivo Histórico Municipal de Granada custodia fondos desde 1492 exceptuando los Libros de Actas de la Comisión Municipal Permanente, de Gobierno, de Ayuntamiento Pleno, y de Decretos; y los Padrones de Habitantes cuyo límite cronológico llega hasta nuestros días, la documentación que tiene menos de 40 años de antigüedad esta depositada en el Archivo General Administrativo del Ayuntamiento. El volumen del Arhivo Histórico Municipal de Granada asciende a 6300 legajos y 16685 libros que ocupan 2214 m lineales de superficie.
Desde finales del s XIX, la documentación esta clasificada por materias: Abastos y Mercados, Aguas, Alumbrad, Beneficiencia y Sanidad, Cementerio, Darros, Elecciones, Estadística y Quintas, Fiestas, Fomento, Obras y Urbanismos, Guerra, Impuestos, Personal, Pósito y Propios. Actualmente esta en fase de reorganización. En la web también cita algunos ejemplos de series documentales descritas. Indica la dirección y su horario.

En el archivo de la Consejeria de trabajo e industria de Sevilla, en el apartado de Clasificación nos indica:
- Titularidad: Archivos de titularidad pública.
- Gestión: Administración Autonómica/Territorial.
- Ciclo Vital: Archivo Central.
- Tipología: Archivo Central de la Comunidad Autónoma.