FUTURO DE LOS PROFESIONALES 2.0

El hecho de que la información esté accesible hace que se cambie el concepto de flujo de información, la información ha pasado a ser colectiva como su producción y va a depender del comportamiento de las personas.
A través del sofware social tenemos al alcance herramientas de comunicación, interacción y colaboración como el correo electrónico, usenet, IRC, mensajes instantáneos, blogs, wikis, grupos de noticas, rss, folksonomía (taxonomía).
Una de las ventajas que nos proporciona la Web 2.0 es que debe ser un sistema abierto, por lo tanto, además de poder revisarse y modificarse, se puede volver a publicar. Lo que a mi me crea desconcierto en cierta manera, debido a que al ser tan cambiante no da seguridad de que sea bueno.

Si hacemos un esquema de la web social según la función de uso que hacen de este medio se pueden clasificar:

- Creadores: blog, own web page.
- Críticos: post, comments.
- Colectores (o recopiladores): RSS, adds tags, vote web sites.
- Carpinteros (joiners): disponen de un perfil (profile) en redes sociales.
- Espectacdores: leen blogs, navegan, escuchan.
- Inactivos.

De un tiempo a atrás sólo publicaban aquéll@s que tenían acceso a la información que estaba normalmente limitada. Hoy en día no ocurre esto porque todos podemos publicar, el ejemplo lo podemos tener con los wikis, cuyos autores habitualmente son anónimos (a no ser que el grupo sea muy reducido y/o la identificación de las entradas de texto impuesta).

Hay artículos interesantes sobre las aplicaciones de la web social a nivel de empresa, en cuanto al fenómeno "Groundswell" (el cambio social que ha provocado el uso generalizado de las nuevas tecnologías en Internet por parte de toda la sociedad para comunicarse entre sí y con las empresas de una forma fácil y barata) las cuestiones que me planteo es con respecto a la seguridad de esas empresas.

El mayor problema que yo veo es la gestión de esa documentación virtual, de esos conocimientos "alterables" de la calidad y el control de la calidad de lo virtual y también de la seguridad de lo publicado. Si sólo pensamos en la Web 2.0 como el acceso desde tu propia casa a un archivo histórico no hay problema aparente, pero... ¿realmente un archivo histórico mostrará todo lo que tiene a través de su web? ¿aumentaría la seguridad a dar a luz la riqueza que puede tener ese archivo? ¿su gestión? ¿la calidad de esos documentos? ¿el costo? ¿la inversión? l¿as ganancias? ¿las perdidas?... ¿Certificado digital de lo que se publique???

Una de las frases más repetidas a nivel mundial es: "La información es poder", y estamos ahora en la era de la información. Poder para quien la tenga, para quien la sepa explotar, para quien la use y de la manera en que lo haga.

No tengo claro cual podría ser mi futuro en esta era, pero los puntos en los que me centraría:

- Dar seguridad de lo que se está publicando y control; en el caso hipotético de archivos clínicos (DIRAYA, de programas a nivel de comunidad autónoma donde la información del paciente/usuario está vista por numerosos profesionales, donde hay un intercambio de opiniones y funciones, donde los perfiles a veces no están muy limitados, estamos hablando de la privacidad y la seguridad de un paciente, de enfermedades contagiosas o no, de la intimidad, el acceso es limitado supuestamente de una información apoyada en su mayoría de pruebas diagnósticas sobre la autonomía del paciente, pasan controles de seguridad, de calidad, de gestión...) se aplicaría igual el sistema de un archivo 2.0?
La información no es sólo contemplativa, para curiosear o para difundirla, es para usarla. Y se usará la información que sea buena, pero como se puede controlar eso?
Si me contratasen para certificar que la información que se realiza en mi empresa es veraz (no hay un falseamiento de datos), y que el uso de esa información no fuera alterable/manipulable sería muy dificil, aunque creo que sería de utilidad crear indicadores de calidad del contenido de lo que se publica. Lo es lo mismo publicar un protocolo, que los resultados de un estudio. He leído un algun blogs comentarios sobre las herramientas para la calidad pero no dice cuales son.

Estoy a favor de las redes sociales incluso con lo que conlleva (asumiendo la pérdida de intimidad) siempre que se controle.
A través de facebook he podido contactar con personas que tienen los mismos intereses (en mi caso la investigación) y como no haciendo que esa relación se base en "la buena fé al prójimo", socialmente y a nivel personal ha dado un cambio radical mi vida(social y profesional). Antes (y hablo por mi) éramos menos accesibles y algo más personales, somos a través de la red acceso fácil no pora la información que generemos (ahí pongo yo los límites) sino a la que cuelguen tuya por tener acceso.




DIRECCIONES DE INTERÉS:

Curso no gratuito sobre este tema: http://archivodoscero.org/

La web 2.0 como filosofía.: http://www.peremarques.net/web20.htm

Artículo de interés crítico: http://www.slideshare.net/fsearch/slideshow?q=biblioteca+2.0&searchfrom=header
http://sociedadinformacion.fundacion.telefonica.com/DYC/SHI/seccion=1188&idioma=es_ES&id=2009100116300061&activo=4.do?elem=2146

Blogs y redes sociales : http://pares.mcu.es/

@rchivistica o infoesfera: http://archivista.wordpress.com/ y http://www.infoesfera.com/

http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk/index.php?title=Home_page

ARCHIVOS CLINICOS

ARCHIVOS CLÍNICOS

1. SISTEMA SANITARIO
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que actúan con una finalidad común y están sujetos a determinadas leyes.
El sistema de información sanitario (SIH), debe ser único, integrado y acumulativo, ya que su objetivo es poner a disposición de los profesionales los datos y la información necesaria para que puedan realizar su trabajo en el centro sanitario.
a. España
Cronologícamente:
-1885:Ley Orgánica de Sanidad: proporciona el primer marco organizativo sanitario.
-1908: INP (Instituto Nacional de Previsión): gestor de todos los servicios como posteriormente el SOE (Seguro Obligatorio de Enfermedad en 1942).
-1963: Ley de Bases de la Seguridad Social.
-1978: Insalud, gestiona y administra los servicios sanitarios de la Seguridad Social; INSS (Instituto Nacional de la Seguridad y Social) , el Instituto Nacional de Servicios Sociales y la Constitución Española (art 43 y 41).
-1986: Ley General de Sanidad, que instaura el Sistema Nacional de Salud, que ha ido modificándose a lo largo de los años, última Ley 14/2007 .
b. Andalucía
-La Ley 2/1998, de 15 junio, define el Sistema Sanitario Público de Andalucía como el conjunto de recursos, medios organizativos y actuaciones de las Administraciones sanitarias públicas de la Comunidad Autónoma o vinculadas a las mismas, orientados a satisfacer el derecho a la protección de la salud a través de la promoción de la salud, prevención de las enfermedades y la atención sanitaria.
2. UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN (UDC)
Es el subsistema de información del sistema encargado del tratamiento de la información en la historia clínica, según A. Alonso en su artículo “El técnico en documentación sanitaria: ámbito de actuación y perfil profesional, 1997”.
Funciones:
- Tratamiento de información.
- Diseño y normalización de documentos.
- Creación de registros específicos de procedimientos y diagnósticos.
- Diseño de herramientas para la gestión del centro sanitario.
- Controles de Calidad.
Profesionales de la UDC:
- Médico Documentalista
- Técnico en Documentación (Real Decreto 543/1997, 7 abril)
- Administrativos
HISTORÍA CLÍNICA
Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, hace referencia a distintas cuestiones: en su artículo 3 (definiciones legales), artículo 14 (definición y archivo de la historia clínica), artículo 15 (contenido de la historia clínica de cada paciente)
La HC es un documento primario para utilizar sus datos debe pasar por un análisis documental y así se incluirán en el CMBD.
ARCHIVO CLÍNICO
Está formado por la documentación que produce un centro sanitario en el ejercicio de la actividad que le es propia, esta documentación puede ser de servicios logísticos y clínico-administrativa.
Esta formado por un conjunto de expedientes (HC), está creado por los profesionales del centro sanitario que asisten al paciente a lo largo del tiempo.

2.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA: CODIFICACIÓN , CMBD, GRD´s y Gestión del Archivo Clínico.
La codificación consiste en la identificación y extracción de los datos clínicos y no clínicos de la documentación sanitaria, a través de normas generales (manual de usuario) y específicas (boletines de codificación) y con la CIE 9-MC (Clasificación Internacional de Enfermedades) se indiza la información clínica que contienen las historias clínicas para facilitar su almacenamiento, recuperación y explotación.
El CMBD (Conjunto Mínimo Básico de Datos), los datos son tanto administrativos como asistenciales del ingreso de un paciente, constituyen un base de datos, su envío es trimestralmente al Sistema Nacional de Salud. Actúa Sistema de Información entendiéndolo como el proceso estadístico de los datos y la salida de unos resultados en forma de indicadores que permitan medir los resultados y los productos hospitalarios. Algunas de sus funciones principales:
- El registro de las enfermedades y procedimientos relativos al paciente mediante la CIE 9-MC y las normas de codificación, los permite conocer la morbilidad hospitalaria. El agrupamiento de estos datos (Grupo Relacionados de Diagnósticos llamado GRD)
- Conocimiento de la actividad asistencial.
- Obtención de indicadores de gestión y calidad asistencial
- Conocimiento de la mortalidad hospitalaria.
- Estructura de la población atendida según sexo y edad.
- Docencia e investigación (clínica y epidemiológica)
La Gestión del archivo clínico implica:
- Recepción: apertura e identificación de expedientes clínicos, ordenación, numeración de los documentos que integran la HC.
- Instalación: archivado según su clasificación que puede ser alfabética, cronológica (doble, triple y cuarto dígito terminal) y alfanumérica.
- Préstamo: salida temporal de la HC a través de los circuitos internos (urgencias, hospitalización; codificación; docencia; estudios y epidemiología y personal sanitario; y préstamos externos.
- Custodia: según el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura (1993) “la responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos”, esta comprende:
o Conservación: organización del archivo en activo y pasivo según el uso de la documentación (ciclo vital de los expedientes clínicos), el expurgo de los documentos (el decreto 45/1998 de la Comunidad Autónoma del País Vasco basado en las recomendaciones de la OMS), la seguridad y confidencialidad de la información aplicando medidas que eviten la alteración, pérdida o anulación de datos y su tratamiento o acceso no autorizado. (Ley 41/2002)
o Preservación: conjunto de procedimientos y medidas destinados a la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y a la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. Peligros potenciales son el fuego, agua, excesiva o poca humedad y temperatura, luz, ruido, insectos, roedores, personas, polvo y contaminación.
o Distribución y optimización de los espacios e instalaciones.
La Calidad del proceso se realiza estableciendo controles que permitan identificar pérdidas y errores de localización, archivo, duplicados de HC, etc.
La calidad de un servicio está definida por la percepción del cliente, consiste en identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
El control de calidad consiste en un conjunto de acciones planificadas y aplicadas sistemáticamente que contribuyen a cumplir los requisitos para la calidad. Estos controles se realizan a través de:
àAuditorías: consisten en el desarrollo de técnicas de investigación y análisis para determinar si una actividad está siendo realizada de acuerdo con unos objetivos previos. Pueden ser EXTERNAS O INTERNAS.
àEstándares de uso común en archivos clínicos: que se aplican a los procesos de archivo y préstamo de HC.
En el archivo clínico se realizan muestreos periódicos que determinan la situación
la situación real del fondo documental, identificando pérdidas y errores de localización,
duplicidad, etc., con precisión.
La Historia Clínica lo que se analiza es el acceso a ella con un único número de
Identificación, que esté normalizado en tamaño y diseño y que esté correctamente
ordenado. (revisión del contenido, registro completo de datos-à depende el médico
y del Servicio de Admisión de Documentación Clinica).
CONTROL DEL PROCESO DE ARCHIVADO DE HHCC: evalúan la capacidad del archivo en cuanto a su rentabilidad, eficacia en el proceso de archivado y fiabilidd de la información disponible sobre la situación y ubicación de las HC.
INDICADORES:
- Índice de rentabilidad (Ir) nº de HCBuscadas / nº HCArchivadas, debe de estar entre 1 a 4 siendo el valor medio adecuado.
- Índice de eficacia (Ie) en el archivado de las HC. Nº HCLocalizadas / nº HCBuscadas. Valor debe situarse entre 0.95 y .
- Índice de errores de localización (IEL)= IELA + IELP
- IELA Índice de errores de la localización de HC en el archivo= nº HCEL/ / Nº HC Archivadas.
- IELP Índice de errores de la localización de HC en préstamo= nº HCELP (errores de localización prestadas) / nº HC Archivadas.
CONTROL DEL PROCESO DE PRÉSTAMO DE HHCC: los índices recogen el nivel de seguridad del archivo con respecto al reingreso de HC y el nivel de control en su devolución, así como el % de expedientes que no pueden suministrarse por no encontrarse en el archivo y el % expedientes que no pueden suministrarse por no encontrarse en el archivo y el % de las historias que se solicitan con carácter urgente.
INDICADORES:
- Índice de seguridad (Is) del archivo= nº HC que reingresan al archivo / nº HC que salen prestadas. Valor entre 0.95 a 1.
- Índice de devolución (id) en préstamo= nº total de HC no devueltas (en un plazo determinado por el archivo)/ nº medio de HC al día en los últimos 12 meses. Valor 1 a 3.
- Índice de control de HC no suministradas= es un % de HC solicitadas que no se encuentran en el archivo se calcula nº de HC no suministradas / nº HC solicitadas por 100. Valor 5% al 10%
- ADECUACIÓN DE ESPACIOS Y DOTACIÓN DE MEDIOS MATERIALES
- Las necesidades de espacios de los depósitos documentales también deben ser evaluadas por el archivo.
- -Cálculo de las dimensiones del depósitos «Orencio López, Gestión de pacientes en el hospital: el servicio de admisión y documentación clínica 1997» el suficiente para albergar en formato original las HC correspondientes a la mitad de la población a la que atiende.
Ej una población de 200,000 el espacio necesario del depósito 1,000-1500 m.
(200,000 personas= 100,00 HC x 1-1,5 cm) A su vez, si cada estantería tiene 1 m de ancha y 5 baldas (5 m lineales) haría falta suficiente espacio para alojar entre 200 y 300 estantería.
- -Cálculo del índice de crecimiento tiene en cuenta tanto el engrosamiento del archivo clínico como las HC de nueva creación. Se realiza por muestreo de los últimos 5 años. Lo que indicaría la necesidad de hacer un expurgo o traspasarlo al pasivo.
- -Control de calidad de las bases de datos: determinar las duplicidades o unificación información errónea (éxitus, teléfono, etc.,)

2.2 Diseño y normalización de documento.
La normalización tiene 3 objetivos:
- Simplificación del contenido informativo de los documentos, evitando dispersión y redundancia en la información.
- Homogeneización de la estructura externa.
- Organización unificada del orden y estructura de los documentos.
El diseño (formato externo e interno) tiene como objetivo central la obtención de formatos simples y útiles por lo que los documentos deben ser diseñados de manera que requieran el mínimo esfuerzo para su cumplimentación o uso, para introducir un nuevo diseño hay que revisar periódicamente los formatos existentes y analizar las deficiencias para tener que introducir el nuevo formato.
Estructura externa (carpeta) algunas de sus características generales, ser de cartón, tamaño mayor a DINA-4, en el exterior indicará el nombre del paciente, su número de HC e identificación del centro sanitario.
Estructura interna (carpeta) : el sistema de encuadernación adecuado para mantener los documentos ordenados e intercalar hojas cuando se desee.
La estructura de la HC está normalizado cuyo formato externo (excepto iconografía) tendrá un tamaño DINA-4 (210 X 297 mm), el grosor del papel 70/80 gr. El documento clínico se divide en dos partes:
- La cabecera: identificación del hospital, del paciente y tipo de documento. En su margen estará el nº de HC .
- El contenido: es específico según su utilización.
Los sobres varían según el sistema de archivado si en este se incluyen o no los RX.
3 MODELOS ORGANIZATIVOS DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLÍNICAS
Se pueden clasificar en archivos centralizado, descentralizado y mixto, en función de que la documentación esté agrupada en un único lugar o no.
Centralizado: el almacenamiento de la totalidad de los expedientes clínicos de un centro está en un único depósito. Este tipo de archivo muestra que la HC es única, acumulativa e integrada.
Descentralizado: no hay un espacio único donde estén depositadas la totalidad de las HHCC del centro.
Mixto: paso intermedio entre centralizado y descentralizado.
ENLACES:
Normativa de codificación: http://www.msc.es/estadEstudios/estadisticas/normalizacion/home.htm
http://www.msc.es/estadEstudios/estadisticas/normalizacion/clasifEnferm/boletines/home.htm

Publicaciones: CMBD, GRD´S Y BOLETINES DE CODIFICACIÓN DE ANDALUCÍA.

http://www.sas.junta-andalucia.es/publicaciones/listado.asp?mater=9

LEGISLACIÓN
http://www.msc.es/organizacion/sns/planCalidadSNS/pdf/transparencia/ley_autonomia_paciente.pdf

hashtag: #ccosuhc

PROCESO ADMINISTRATIVO

CREACIÓN DE LA HISTORIA CLINICA

Se realiza en el Servicio de Admisión dónde se le pide al paciente/usuario su DNI y su Número de Seguridad Social.

Apertura de la H.C.

Los usuarios que acuden a un hospital en demanda de asistencia acceden por tres vías:

- Desde Urgencias: apertura de un informe de asistencia. El informe de urgnecias, al que también se le llama historia de urgencias (HU), es custodiado por el archivo central, puede estar a parte de la HC del paciente en un sistema de archivo y clasificación propio.

- Desde Consultas Externas: apertura de H.C. Si es la primera vez que toma contacto con el Hospital.

- Hospitalización: (antes ha pasado por urgencias o por consultas externas) apertura de H.C. Si es la primera vez que toma contacto con el Hospital.

Identificación de HH.CC.

Consiste en asignarle un elemento que permita relacionarla de forma directa con el paciente y distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.

El identificador ha de ser único por paciente, pueden asignarse como identificador:

- Un número secuencial que proporcione el sistema informático del centro.

- Datos personales del paciente:

--> Nombre y apellidos

--> DNI

-->Número de la Seguridad Social.

- Fecha de atención al usuario.

- Una combianción de los anteriores.

Procedimientos de apertura e identificación de HHCC.

1.- Asignar la identificación a la HC.

2.- Emitir las etiquetas de identificación de la HC.

3.- Etiquetar el sobre contenedor de la documentación clínica.

4.- Ensobrar la documentación clínica.

1.-Identificación: como se ha dicho el más habitual es el Número de H.C, que se le da en el momento en que el paciente acude al centro por primera vez en demanda de asistencia. Como se dijo al principio es el Servicio de Administración del hospital es la que lo concede y además recoge y registra una serie de datos administrativos sobre el paciente que deberán ser revisados cada vez que acuda al hospital.

2.-Emisión de etiquetas (responsabilidad del archivo) los datos que se incluyen depende de cada archivo pero como mínimo el nombre completo (apellidos, nombre) y NHC. En el caso de que préstamo de HH.CC esté automatizado, también debe incluirse una etiqueta con el código de barras identificador del número de expediente clínico.

3.-Etiquetado del sobre: se emitirán tantas etiquetas como sobres contenedores haya relativos a un mismo paciente (en el caso de que sea muy voluminoso o que se archiven a parte la iconografía -- rayos X --).

4.-Ensobrado: la documentación clinica se incluye dentro de un sobre contenedor de forma apaisada, con una abertura en la parte superior y sin cierre, que protege los documentso de agents nocivos. Si se archivan juntas, el sobre será aproximadamente de 58 x 38 cm, y si se archivan por separado puede ser de 58 x 38 cm para las imágenes y de 35 x 25 cm para el resto de documentos. El diseño del sobre es propio de cada centro; como mínmo debe llevar bien visible el nombre del hospital y ha de disponer de un espacio para escribir los datos administrativos referentes al paciente, el número del volumen (voluminosas) y los avisos de confidencialidad (legislación o advertencia de que no debe salir del hospital).

TEMA 12: ESTUDIO DE USUARIO

ESTUDIO DE USUARIO

“Las herramientas de planificación, análisis y evaluación aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer cómo funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información en sus investigaciones.”
UTILIDAD:
- Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios además de detectar los cambios que se vayan produciendo.
- Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información.
- Medir la eficacia de los centros de información.
- Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores.
- Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.
INDICADORES:
- Biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios (sexo, estudios y profesión).
- Bibliográficos: informan de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.
RECOGIDA DE DATOS:
-Métodos directos: encuesta por correo (estructurados, no estructurados y semiestructurados) y entrevista personal.
-Métodos indirectos: análisis de las peticiones de documentos.

Enlaces: http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/06usuarios.PDF
http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0707220045A.PDF
http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=51182

Tema 11: El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

1.Conceptos:
Norma: regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
Normalizar: regularizar o poner en orden lo que no estaba, tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma.
Proceso normalizador: consta de un estudio previo, simplificación , consenso y aplicación generalizada.
En archivística afecta: a la gestión documental, administración de archivos y al tratamiento de los documentos (organización y descripción).

2 Evolución de las normas de descripción archivística:
El caso de EEUU.
- Steven Hensen: elabora en 1983 el APP (Archives, Personal Papers and Manuscripts), específicamente archivística. Se divide en 2 partes: una dedicada a la descripción (área te título y de mención de responsabilidad, área de edición, área de detalles específicos del material, área de fecha, área de descripción física, área de serie y área de notas) y la segunda a los puntos de acceso.
En un capítulo aparte USMARC AMC (formato que integra los datos de estructura, identificadores de contenido y contenido) donde se elimina algunas áreas y campos innecesarios (serie, datos de publicación, de edición por ejemplo), adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística y la creación de nuevos campos (sobre todo en el área de notas).

El caso de Gran Bretaña
- MAD (Manual of Archival Description) de la Universidad de Liverpool, se puso en marcha en 1984, en 1986 por Michael Cook, en el 1989 surge el MAD User Guide (guía general de la primera edición del MAD) y además aparece la segunda edición del MAD2 (mayor nº de reglas, formatos y reglas específicas).2000 aparece la tercera edición que se divide en 5 partes (una introducción, elementos y estructura de la descripción archivística, formatos de descripción , ejemplos prácticos y recomendaciones.)
En su estructura se divide en el sector de descripción archivística (área de mención de identidad, área de historia administrativa, área de contenido y carácter y área de acceso, publicación y referencia) y sector de información de gestión (área de información de control administrativo, área de control del proceso y área de conservación).

En caso de Canadá
- RDDA (Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos) que tiene un valor normativo (por consenso) y han sido redactadas por varias comisiones de archiveros. Su publicación 1990, pero su proceso de normalización comenzó en los 80. Se usan todas las áreas mencionadas de la descripción además de la creación propia para la de documentos de archivo y cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información que la completan.
La principal aportación ha sido definir con precisión , los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción: Descripción a nivel de fondo, a nivel de serie y a nivel de expediente.
Comparación de APPM, RDDA Y MAD2
- APPM y RDDA están basadas en AACR2
- MAD2 se presenta como un manual de descripción archivístico específicamente.
- Novedades de estas normas: el uso de la estructura, signos de puntuación y formato de descripción bibliográfica, carácter técnico de la normativa sobre la descripción en varios niveles y el establecimiento de reglas precisas (pautas por MAD2).
- RDDA Y APPM direncias en cuanto a la amplitud de las obras, estructura y en el caso de RDDA con las otras dos el uso de un formato de descripción idéntica al propuesto por AACR2.
La norma ISAD (G) su desarrollo:
- Se demostró la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
- Problemas en la metodología de trabajo, instrumentos de descripción y de la terminología.
- Se necesitó que fuera dictada por un organismo internacional de autoridad reconocida por la CIA, y que cada país aportara su punto de vista/grano de arena. Hubo un reunión en OTAWA 1988 cuyo objetivo “fijar las bases generales…”, reuniones en París y Wroclaw (1989-1990), en Hörhr-Grenzheusen (1990) y en Madrid (1992) donde se presentó el primer borrador que constaba en 5 partes: introducción del proceso de elaboración de las reglas, prefacio del contenido de las normas, glosario de términos, conjunto de reglas teóricas generales y elementos de descripción. Hubo un Congreso en Montreal (1992), Reunión en Estocolmo (1993) se modificó el borrador y en 1999 se presentó en el mismo sitio la segunda edición de la norma en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000 cuyas principales modificaciones fueron cambios terminológicos y conceptuales además de estructurales.

La DESCRIPCIÓN MULTINIVEL: consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica. En este tipo de descripción se diferencian dos grados de aplicación, el primero en el que a cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción, y el segundo, donde se relaciona jerárquicamente las descripciones resultantes.

Niveles: de fondo, subfondo, serie, expediente y de la unidad documental.
Los factores que influyen en la profundidad de las descripciones son la complejidad estructural, volumen del fondo, demandas de información y el valor histórico.
Las reglas de la Descripción multinivel según la ISAD (G) son : descripción de lo general a lo particular, información pertinente, vinculación y no repetición de la información.
Los ARCHIVEROS ANDALUCES PROPONEN utilizar las áreas y elementos en cada nivel de fondo, de serie y unidad documental.
La norma ISAD (G) estructura:
- Área y elementos: área de mención de identidad (código de referencia, título, fecha, nivel de descripción, extensión y soporte de la unidad de descripción).
- Área de contexto: nombre de/los productor/es, historia institucional/biográfica, Historia archivística, Fuente inmediata de adquisición o transferencia.
- Área de Contenido y estructura: alcance y contenido; información sobre valoración, selección y eliminación; nuevos ingresos; sistema de organización.
- Área de Condiciones de acceso y utilización: condiciones que rigen el acceso; condiciones que rigen la reproducción; lengua/escritura del material; característica físicas y requisitos técnicos; instrumentos de descripción.
- Área de materiales relacionados: existencia y localización de los originales; existencia y localización de copias; unidades de descripción relacionadas; nota de publicación.
- Área de notas: nota.
- Área de control de la descripción: nota del archivero; reglas o convenciones; fecha(s) de la(s) descripción/descripciones.

PUNTOS DE ACCESO: son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Hay dos grados de normalización uno aplicando las reglas comunes para obtener puntos de acceso uniformes y otra por control de autoridades (se establece la forma normalizada del punto de acceso aceptado, establecer las relaciones de referencia “véase”, también de carácter asociativo “véase además”, además de justificar y documentar las decisiones tomadas y reglas seguidas).

NORMA ISAAR (DPF): Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos o entidades, personas y familias. Su objetivo principal: brinda reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Para esto lleva a cabo la normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos y la descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.
Estructura: área de control de autoridad, área de información, área de notas.

AED: descripción archivística codificada: “estructura de datos normalizada par instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.”. Es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital basada en SGML/XML. Su objeto de codificación es para inventarios y registros de cualquier extensión, cuyo futuro de extensión de aplicación serán las guías de archivos, elaboración de normas de codificación auxiliares que son normas de autoridades (EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”).
Sus principios generales son: establecer un conjunto de elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios para que la información en ellos contenida esté correctamente identificada, de tal forma que pueda ser posteriormente procesada; mantener y mejorar la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes; facilitar el intercambio y portabilidad de los instrumentos de descripción además de resistir los cambios de tecnología hardware y software, al estar basada en una norma independiente de plataforma.
Esta norma determina los tipos de elementos utilizables, los atributos que pueden tener asociados y especificar el contenido que puedes incluir.
Visión general del documento EAD se compone de: la cabecera, información preliminar y el instrumento de descripción (archivística e información descriptiva complementaria)

Enlaces: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci18506.htm
http://arpa.ucv.cl/talleres/desripciondocumentosarchivo.pdf

TEMA 10

TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

10.1 Aplicación de los principios de respeto al origen y orden de originar a los fondos de archivo.
Tiene carácter objetivo, se tratan de acuerdo con el orden con el se crearon lo que refleja el funcionamiento de la institución dependiendo la historia y la organización de esta.
“El documento de archivo no tiene razón de ser sin no es en cuanto a que pertenece a un conjunto…, En definitiva, el respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como para la descripción de los fondos”.
Las tareas que conlleva el archivo son:
Clasificar los fondos.
Ordenar los documentos.
Elaborar un cuadro o esquema de clasificación.
Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la serie.

10.2 Los documentos. Tipos documentales

Según María Luisa Conde,1995 se pueden clasificar los documentos administrativos en :
 Documentos de decisión (Resoluciones acuerdos).
Documentos de transmisión (Comunicaciones, notificaciones y publicaciones).
Documentos de constancia (Actas, certificados, certificaciones acto presunto).
Documentos de Juicio (Informes).
Documentos de los ciudadanos (Solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos).
Los análisis de tipos documentales son fundamentales para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y por ende, para el tratamiento de las series.

10.3 Agrupaciones documentales. Expedientes y series.

EXPEDIENTES: según el punto de vista del derecho administrativo lo define como: el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutaria. Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionamiento por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

Partes: Documentos, Carpetilla o guarda exterior, Extracto o resumen, y relación de contenido.
La tramitación del expediente consta: iniciación (oficio, solicitud), procedimiento, finalización (resolución, desisitimiento, renuncia, caducidad) y ejecución. Hay que tomar precauciones en que la destaco la multiplicidad y dispersión de los expedientes.

SERIES: Según María Luisa Conde “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”. Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.

Esquema para su desarrollo: AyuntamientoCompetenciasFuncionesÓrganos administrativosActividadesTipo documentalSerie documental.

Criterios de clasificación: funcional, orgánica, por materias.
Criterios de la ordenación física: cronológica, alfabética, numérica, por conceptos.

DESCRIPCIÓN DE MATERIL DE ARCHIVO: es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. El primer instrumento de descripción es el cuadro de clasificación. Su descripción es que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas. La recuperación de esta información se consigue incluyendo puntos de acceso.
Según Antonia Heredia: la descripción de material de archivo es un conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el documento).
Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo.
El paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales.
Guía (censo-guía, guía de fuentes, guía orgánica, guía de archivo)Fondos y Secciones.
Inventarios (somero y analítico) Series.
Catálogos Unidades.

Enlaces: http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm
http://www.upb.edu.co/pls/portal/docs/PAGE/GP_NUESTRA_UNIVERSIDAD/PG_NUESU_GESTION_DOCU/PG_NUESU_SEGR_MANUALES/MANUAL_ORGANIZACION_DE_ARCHIVOS%5B1%5D.PDF