Ciclo de la vida
- Antonia Heredia (1993) atribuyó a Wyffels (1972) la invención de la “teoría de las tres edades de los documentos”:
o Edad administrativa
o Edad intermedia
o Edad histórica
Esta idea fue utilizada para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos, lo que quiere decir que estas “edades del documento” reflejaba la vida propia del mismo.
El objetivo fue el de garantizar la presencia del profesional y de los métodos que se aplicaran.
- James B. Rhoads (1989) distinguió cuatro fases del ciclo de la vida de los documentos:
o Fase de creación: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de tecnología de la información a estos procesos.
o Fase de utilización y mantenimiento de los documentos: desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina, gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres, depósitos intermedios y aplicaciones de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos.
o Fase de selección de los documentos: identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición de documentos y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos.
o Fase de gestión de los archivos: diseño y equipamiento de depósitos de archivo, métodos y procedimientos para restauración y conservción, organización y descripción de los contenidos de los depósitos, desarrollo de políticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia y diseminación de los archivos e información sobre los mismos.
- UNESCO (1979) y el Consejo Internacional de archivos (Franz, 1985) apoyan esta visión de gestión.
Cada una de las fases incluye variados elementos técnicos, normativos, institucionales y tecnologícos interrelacionados procurando así dar un tratamiento económico y eficaz de los documentos de un organismo.
Algunos teóricos radicales como Penn, Morddel, Pennix y Smith (1994) defienden: “la teoría es que la información registrada tiene una vida similar a la de un organismo biológico, en el sentido que nace, vive y muere. Cada una de las fases varios elementos asociados con ellas y actividades funcionales son desarrolladas sobre cada elemento”.
Eso excluía a los documentos históricos.
- Cruz Mundet (1998) amplió la definición “aparte de que el paralelismo de los documentos con un organismo vivo resulte un tanto trasnochado, es inexacto si tenemos en cuenta que las técnicas reprográficas permiten su reproducción , y las tecnologías hasta su manipulación genética”. Las estrategias para gestionar registros están siendo descritas dentro de estos dos modelos:
o El modelo del ciclo de la vida: describe tanto lo que sucede con un documento como quién lo gestionará en cada etapa:
§ 1º Etapa: Fase activa (creación del documento).
§ 2º Etapa: Fase semiactiva: es el gestor quien tiene la responsabilidad del documento.
§ 3º Etapa: Fase inactiva: la responsabilidad recae en el archivero.
Los partidarios de este modelo proceden del proyecto de investigación sobre documentos electrónicos dela University of British Columbia en el seno del Master of Archival Science Program.
Luciana Duranti y Heather MacNeil directores del proyecto indican que “asegura la autenticidad de los documentos inactivos y los convierte en fuentes de información imparciales que necesita la sociedad”. Para la gestión de documentos existe un doble enfoque:
- La fase de creación “responsabilidad primaria su fiabilidad y autenticidad, en tanto que son necesarios para fines comerciales”.
- La fase de conservación con responsabilidad sobre su autenticidad a largo plazo
Pero este modelo pone en duda la falta de estrategias para la intervención activa y temprana del archivero en el proceso de de gestión de documentos electrónicos.
o El record continumm: considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación hasta su disposición. Los archiveros y gestores de documentos están activamente implicados en todos los puntos en el continuum, considerando que un registro no pasa por distintas fases de vida, sino que presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en 4 dimensiones:
§ Dimensión acontecimiento: donde la transacción aún no ha surgido. Consta del acto, la huella, el instrumento y la información.
§ Dimensión documental: el acto es atestiguado por el sistema y la transacción se convierte en evidencia. Se caracteriza por 4 atributos:
· El acto inicial o causa de la transacción administrativa.
· La huella se convierte en evidencia.
· El instrumento se transforma en competencia.
· El dato llega a ser el registro.
§ Dimensión riesgo: el registro es valorado por la organización, y en consecuencia, conservado o destruido. Caracterizado por la función , la memoria corporativa, la organización y el sistema de gestión de documentos.
§ Dimensión social: la sociedad proporciona sentido y forma institucional a sus registros. Los atributos que tiene son de propósito, memoria colectiva, dominio y archivo.
- La norma AS4390 definía la naturaleza integrada del continuum como: “la máxima expresión de la existencia de un registro”. Se refiere a un sistema consistente y coherente de procesos de gestión desde el momento de la creación de documentos hasta la conservación y uso de los documentos como archivos.
- Ann Pederson describe las diferencias de ambos modelos:
o Ciclo de la vida es relativo a los registros y la información y los registros tienen un ciclo de vida.
o Continuum no es relativo a los registros, sino al sistema de gestión de registros que es continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases. Consecuencia es:
§ La destrucción de la distinción entre registros activos y no-activos, entre registros archivísticos y no archivísticos.
§ La eliminación de la separación estanca entre responsabilidades predefinidas asociadas con cada etapa de la gestión de documentos.
El records continuum se fundamenta sobre el concepto del ciclo de vida de la documentación, el marco de trabajo sobre el que se asienta puede ser el modelo conocido como Records Continuum, construido sobre la afirmación de que la gestión del documento es un proceso desde el momento de creación. Este marco conceptual y pedagógico puede ayudar a reunificar la gestión de documentos y el archivo mediante su propio objetivo, el acontecimiento documento. Los conceptos relativos a dicha gestión pertenecen a las 4 dimensiones ya mencionadas.
ObjetivosBearman (1995) propone los objetivos específicos:
- Crear evidencia. El estudio de las correlaciones entre la creación de registros y el hecho de poseer unos y no otros (riesgo) puede ayudar a la organización a adoptar políticas de personal que aseguren garantía en la gestión. Dar a conocer los resultados positivos crea presión por lo que también incrementaría la inversión en la inversión.
- Identificar la evidencia. La procedencia funcional de los registros puede ser explícitamente registrada como datos en el registro por el creador del registro o el propio sistema; implicitada en el diseño del sistema y revelada mediante análisis o por documentación que muestra las relaciones estructurales entre modelos de dato; o asegurada mediante enlaces a la actividad que los origina, que es representada como la fuente de los registros o por el conocimiento del path de la comunicación transaccional
- Documentar la actividad: si mediante el análisis no se puede documentar o describir Bearman (1995) nos dice que está supeditada por la necesidad de información tanto para gestionar un archivo como asegurar que existe el registro. Vellucii (1998) defiende la idea de desarrollar mecanismos como las categorías etiquetadas para identificar y salvar los datos necesarios para la documentación del contexto de creación en los sistemas de control archivístico.
- Mantener la evidencia: conservar, asegurar que la información recuperada sea en su totalidad para que se puedan usar esos datos. Esto lo defiende tanto Bearman (propuso la conservación del hardware y sofware) como Hedstrom (1993). Dollar (1990) defiende la idea de valor continuo más que en la de valor permanente.
- Posibilitar su uso: orientado a la demanda. Bearman “transformar los archivos desde instituciones de depósito hacia estructuras de intermediación”. La tecnología hace posible la descripción a nivel de unidad y a coste no muy altos. También introduce “metadatos” para autocontrolar el uso del registro. La posibilidad de uso se basa en dar la información donde se necesite.
ENLACE DE INTERÉS: http://www.ugr.es/~vjarchiv/images/ACTAS%20V%20JORN2.DOC
Valoración: fase de expurgo ---> apreciar valores inherentes, bajo conocimiento documental de la institución a la que pertenece.
