Pasos:
A: Investigación Preliminar:
- Determinar el alcance de la investigación.
- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
- Documentar nuestra investigación
- Preparar un informe.
B: Análisis de la actividad de la organización
- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.
- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.
C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
- Analizar fuentes de información relevantes.
- Identificación de requerimientos legales/ normativos, operacionales y sociales.
- Documentar los requerimientos identificados.
D: Evaluación de los sistemas existentes.
- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.
- Analizar los sistemas existentes.
- Preparar un informe como resultado de la Identificación y análisis de los sistemas de gestión de información en nuestra organización.
E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
- Adoptar la estrategia más adecuada.
F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.
H: Revisión posterior a la implementación.
"Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, debenposeer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión."
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