TEMA 9

TEMA 9: RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

9.1: Necesidades, condiciones infraestruturas para el almacenamiento.

Edificio: edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios. Su localización debe ser cercana a los usuarios, seguro y con disponibilidad de suelo debiéndose evitar focos de contaminación industrial, terrenos exiguos de los cascos históricos y demasiado alejados de los centros urbanos. Su situación ideal sería en un emplazamiento suburbano y desdoblado en principal y periféricos.
Se pueden reutilizar edificios para este fin pero sus características condicionarán al archivo.
Sus dependencias constará de un área reservada, privada y pública.

Depósito: espacio más importante del archivo que es donde se ubican los documentos. Ocupa el sitio más adecuado del edificio, ni en plantas altas, ni en sótanos. Lo ideal en la primera planta. Su dimensión 60% de la superficie construida. Se recomienda estar aislado de l resto de dependencias además de los montacargas, ascensores y montalibros. Constará de aislamiento término e higrométrico, ignífugo, ventanas de aluminio anonizado o lacado, acristalamiento inastillable, absorbente de radiaciones (UV) , aislante térmico y acústico, las instalaciones de fontanería no deben atravesar esta zona.
Factores a tener en cuenta: climáticos (humedad, temperatura y luz solar), polvo , contaminación, fuego, factores biológicos y la instalación eléctrica y de seguridad.

9.2 Las instalaciones

Mobiliario: solidez, buen acabado físico, buena ventilación, comodidad. Puede dividirse en sistemas: Mobiliario horizontal, vertical y para documentos enrollados.

Unidades de instalación/sistemas de protección individual: dependerá del espacio que dispongamos, mobiliario y presupuesto además de las características deldocumento.
Enrollado
Carpetas
Carpetas con ventana-paspartú.
Legajo
Sobres y camisas.
Cajas de protección para libros y documentos.

Enlaces:

Enlaces: http://www.scribd.com/doc/26034748/Principios-para-la-organizacion-de-archivos-administrativos