PROCESO ADMINISTRATIVO

CREACIÓN DE LA HISTORIA CLINICA

Se realiza en el Servicio de Admisión dónde se le pide al paciente/usuario su DNI y su Número de Seguridad Social.

Apertura de la H.C.

Los usuarios que acuden a un hospital en demanda de asistencia acceden por tres vías:

- Desde Urgencias: apertura de un informe de asistencia. El informe de urgnecias, al que también se le llama historia de urgencias (HU), es custodiado por el archivo central, puede estar a parte de la HC del paciente en un sistema de archivo y clasificación propio.

- Desde Consultas Externas: apertura de H.C. Si es la primera vez que toma contacto con el Hospital.

- Hospitalización: (antes ha pasado por urgencias o por consultas externas) apertura de H.C. Si es la primera vez que toma contacto con el Hospital.

Identificación de HH.CC.

Consiste en asignarle un elemento que permita relacionarla de forma directa con el paciente y distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.

El identificador ha de ser único por paciente, pueden asignarse como identificador:

- Un número secuencial que proporcione el sistema informático del centro.

- Datos personales del paciente:

--> Nombre y apellidos

--> DNI

-->Número de la Seguridad Social.

- Fecha de atención al usuario.

- Una combianción de los anteriores.

Procedimientos de apertura e identificación de HHCC.

1.- Asignar la identificación a la HC.

2.- Emitir las etiquetas de identificación de la HC.

3.- Etiquetar el sobre contenedor de la documentación clínica.

4.- Ensobrar la documentación clínica.

1.-Identificación: como se ha dicho el más habitual es el Número de H.C, que se le da en el momento en que el paciente acude al centro por primera vez en demanda de asistencia. Como se dijo al principio es el Servicio de Administración del hospital es la que lo concede y además recoge y registra una serie de datos administrativos sobre el paciente que deberán ser revisados cada vez que acuda al hospital.

2.-Emisión de etiquetas (responsabilidad del archivo) los datos que se incluyen depende de cada archivo pero como mínimo el nombre completo (apellidos, nombre) y NHC. En el caso de que préstamo de HH.CC esté automatizado, también debe incluirse una etiqueta con el código de barras identificador del número de expediente clínico.

3.-Etiquetado del sobre: se emitirán tantas etiquetas como sobres contenedores haya relativos a un mismo paciente (en el caso de que sea muy voluminoso o que se archiven a parte la iconografía -- rayos X --).

4.-Ensobrado: la documentación clinica se incluye dentro de un sobre contenedor de forma apaisada, con una abertura en la parte superior y sin cierre, que protege los documentso de agents nocivos. Si se archivan juntas, el sobre será aproximadamente de 58 x 38 cm, y si se archivan por separado puede ser de 58 x 38 cm para las imágenes y de 35 x 25 cm para el resto de documentos. El diseño del sobre es propio de cada centro; como mínmo debe llevar bien visible el nombre del hospital y ha de disponer de un espacio para escribir los datos administrativos referentes al paciente, el número del volumen (voluminosas) y los avisos de confidencialidad (legislación o advertencia de que no debe salir del hospital).

TEMA 12: ESTUDIO DE USUARIO

ESTUDIO DE USUARIO

“Las herramientas de planificación, análisis y evaluación aplicadas al último eslabón de la cadena documental para conocer cómo funciona el colectivo que utiliza los archivos como fuente de información en sus investigaciones.”
UTILIDAD:
- Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios además de detectar los cambios que se vayan produciendo.
- Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información.
- Medir la eficacia de los centros de información.
- Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores.
- Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.
INDICADORES:
- Biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios (sexo, estudios y profesión).
- Bibliográficos: informan de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.
RECOGIDA DE DATOS:
-Métodos directos: encuesta por correo (estructurados, no estructurados y semiestructurados) y entrevista personal.
-Métodos indirectos: análisis de las peticiones de documentos.

Enlaces: http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/06usuarios.PDF
http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0707220045A.PDF
http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=51182

Tema 11: El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

1.Conceptos:
Norma: regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
Normalizar: regularizar o poner en orden lo que no estaba, tipificar, ajustar a un tipo, modelo o norma.
Proceso normalizador: consta de un estudio previo, simplificación , consenso y aplicación generalizada.
En archivística afecta: a la gestión documental, administración de archivos y al tratamiento de los documentos (organización y descripción).

2 Evolución de las normas de descripción archivística:
El caso de EEUU.
- Steven Hensen: elabora en 1983 el APP (Archives, Personal Papers and Manuscripts), específicamente archivística. Se divide en 2 partes: una dedicada a la descripción (área te título y de mención de responsabilidad, área de edición, área de detalles específicos del material, área de fecha, área de descripción física, área de serie y área de notas) y la segunda a los puntos de acceso.
En un capítulo aparte USMARC AMC (formato que integra los datos de estructura, identificadores de contenido y contenido) donde se elimina algunas áreas y campos innecesarios (serie, datos de publicación, de edición por ejemplo), adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística y la creación de nuevos campos (sobre todo en el área de notas).

El caso de Gran Bretaña
- MAD (Manual of Archival Description) de la Universidad de Liverpool, se puso en marcha en 1984, en 1986 por Michael Cook, en el 1989 surge el MAD User Guide (guía general de la primera edición del MAD) y además aparece la segunda edición del MAD2 (mayor nº de reglas, formatos y reglas específicas).2000 aparece la tercera edición que se divide en 5 partes (una introducción, elementos y estructura de la descripción archivística, formatos de descripción , ejemplos prácticos y recomendaciones.)
En su estructura se divide en el sector de descripción archivística (área de mención de identidad, área de historia administrativa, área de contenido y carácter y área de acceso, publicación y referencia) y sector de información de gestión (área de información de control administrativo, área de control del proceso y área de conservación).

En caso de Canadá
- RDDA (Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos) que tiene un valor normativo (por consenso) y han sido redactadas por varias comisiones de archiveros. Su publicación 1990, pero su proceso de normalización comenzó en los 80. Se usan todas las áreas mencionadas de la descripción además de la creación propia para la de documentos de archivo y cada uno de los niveles de descripción existentes permite la aportación de información que la completan.
La principal aportación ha sido definir con precisión , los elementos que integran el primer nivel de información para cada uno de los niveles de descripción: Descripción a nivel de fondo, a nivel de serie y a nivel de expediente.
Comparación de APPM, RDDA Y MAD2
- APPM y RDDA están basadas en AACR2
- MAD2 se presenta como un manual de descripción archivístico específicamente.
- Novedades de estas normas: el uso de la estructura, signos de puntuación y formato de descripción bibliográfica, carácter técnico de la normativa sobre la descripción en varios niveles y el establecimiento de reglas precisas (pautas por MAD2).
- RDDA Y APPM direncias en cuanto a la amplitud de las obras, estructura y en el caso de RDDA con las otras dos el uso de un formato de descripción idéntica al propuesto por AACR2.
La norma ISAD (G) su desarrollo:
- Se demostró la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
- Problemas en la metodología de trabajo, instrumentos de descripción y de la terminología.
- Se necesitó que fuera dictada por un organismo internacional de autoridad reconocida por la CIA, y que cada país aportara su punto de vista/grano de arena. Hubo un reunión en OTAWA 1988 cuyo objetivo “fijar las bases generales…”, reuniones en París y Wroclaw (1989-1990), en Hörhr-Grenzheusen (1990) y en Madrid (1992) donde se presentó el primer borrador que constaba en 5 partes: introducción del proceso de elaboración de las reglas, prefacio del contenido de las normas, glosario de términos, conjunto de reglas teóricas generales y elementos de descripción. Hubo un Congreso en Montreal (1992), Reunión en Estocolmo (1993) se modificó el borrador y en 1999 se presentó en el mismo sitio la segunda edición de la norma en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000 cuyas principales modificaciones fueron cambios terminológicos y conceptuales además de estructurales.

La DESCRIPCIÓN MULTINIVEL: consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica. En este tipo de descripción se diferencian dos grados de aplicación, el primero en el que a cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción, y el segundo, donde se relaciona jerárquicamente las descripciones resultantes.

Niveles: de fondo, subfondo, serie, expediente y de la unidad documental.
Los factores que influyen en la profundidad de las descripciones son la complejidad estructural, volumen del fondo, demandas de información y el valor histórico.
Las reglas de la Descripción multinivel según la ISAD (G) son : descripción de lo general a lo particular, información pertinente, vinculación y no repetición de la información.
Los ARCHIVEROS ANDALUCES PROPONEN utilizar las áreas y elementos en cada nivel de fondo, de serie y unidad documental.
La norma ISAD (G) estructura:
- Área y elementos: área de mención de identidad (código de referencia, título, fecha, nivel de descripción, extensión y soporte de la unidad de descripción).
- Área de contexto: nombre de/los productor/es, historia institucional/biográfica, Historia archivística, Fuente inmediata de adquisición o transferencia.
- Área de Contenido y estructura: alcance y contenido; información sobre valoración, selección y eliminación; nuevos ingresos; sistema de organización.
- Área de Condiciones de acceso y utilización: condiciones que rigen el acceso; condiciones que rigen la reproducción; lengua/escritura del material; característica físicas y requisitos técnicos; instrumentos de descripción.
- Área de materiales relacionados: existencia y localización de los originales; existencia y localización de copias; unidades de descripción relacionadas; nota de publicación.
- Área de notas: nota.
- Área de control de la descripción: nota del archivero; reglas o convenciones; fecha(s) de la(s) descripción/descripciones.

PUNTOS DE ACCESO: son nombres, términos, palabras-clave, frases o códigos que pueden ser usados para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Hay dos grados de normalización uno aplicando las reglas comunes para obtener puntos de acceso uniformes y otra por control de autoridades (se establece la forma normalizada del punto de acceso aceptado, establecer las relaciones de referencia “véase”, también de carácter asociativo “véase además”, además de justificar y documentar las decisiones tomadas y reglas seguidas).

NORMA ISAAR (DPF): Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos o entidades, personas y familias. Su objetivo principal: brinda reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad archivísticos que describan entidades corporativas, personas y familias que puedan ser consideradas como creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Para esto lleva a cabo la normalización de la forma de los nombres de los productores de archivos y la descripción de todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.
Estructura: área de control de autoridad, área de información, área de notas.

AED: descripción archivística codificada: “estructura de datos normalizada par instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.”. Es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital basada en SGML/XML. Su objeto de codificación es para inventarios y registros de cualquier extensión, cuyo futuro de extensión de aplicación serán las guías de archivos, elaboración de normas de codificación auxiliares que son normas de autoridades (EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”).
Sus principios generales son: establecer un conjunto de elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios para que la información en ellos contenida esté correctamente identificada, de tal forma que pueda ser posteriormente procesada; mantener y mejorar la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes; facilitar el intercambio y portabilidad de los instrumentos de descripción además de resistir los cambios de tecnología hardware y software, al estar basada en una norma independiente de plataforma.
Esta norma determina los tipos de elementos utilizables, los atributos que pueden tener asociados y especificar el contenido que puedes incluir.
Visión general del documento EAD se compone de: la cabecera, información preliminar y el instrumento de descripción (archivística e información descriptiva complementaria)

Enlaces: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci18506.htm
http://arpa.ucv.cl/talleres/desripciondocumentosarchivo.pdf

TEMA 10

TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN.

10.1 Aplicación de los principios de respeto al origen y orden de originar a los fondos de archivo.
Tiene carácter objetivo, se tratan de acuerdo con el orden con el se crearon lo que refleja el funcionamiento de la institución dependiendo la historia y la organización de esta.
“El documento de archivo no tiene razón de ser sin no es en cuanto a que pertenece a un conjunto…, En definitiva, el respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como para la descripción de los fondos”.
Las tareas que conlleva el archivo son:
Clasificar los fondos.
Ordenar los documentos.
Elaborar un cuadro o esquema de clasificación.
Estas tareas se fundamentan en la existencia de los tipos documentales, se desarrollan de acuerdo a los expedientes y a la serie.

10.2 Los documentos. Tipos documentales

Según María Luisa Conde,1995 se pueden clasificar los documentos administrativos en :
 Documentos de decisión (Resoluciones acuerdos).
Documentos de transmisión (Comunicaciones, notificaciones y publicaciones).
Documentos de constancia (Actas, certificados, certificaciones acto presunto).
Documentos de Juicio (Informes).
Documentos de los ciudadanos (Solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos).
Los análisis de tipos documentales son fundamentales para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración y por ende, para el tratamiento de las series.

10.3 Agrupaciones documentales. Expedientes y series.

EXPEDIENTES: según el punto de vista del derecho administrativo lo define como: el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutaria. Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionamiento por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

Partes: Documentos, Carpetilla o guarda exterior, Extracto o resumen, y relación de contenido.
La tramitación del expediente consta: iniciación (oficio, solicitud), procedimiento, finalización (resolución, desisitimiento, renuncia, caducidad) y ejecución. Hay que tomar precauciones en que la destaco la multiplicidad y dispersión de los expedientes.

SERIES: Según María Luisa Conde “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”. Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”.

Esquema para su desarrollo: AyuntamientoCompetenciasFuncionesÓrganos administrativosActividadesTipo documentalSerie documental.

Criterios de clasificación: funcional, orgánica, por materias.
Criterios de la ordenación física: cronológica, alfabética, numérica, por conceptos.

DESCRIPCIÓN DE MATERIL DE ARCHIVO: es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. El primer instrumento de descripción es el cuadro de clasificación. Su descripción es que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas. La recuperación de esta información se consigue incluyendo puntos de acceso.
Según Antonia Heredia: la descripción de material de archivo es un conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el documento).
Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo.
El paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales.
Guía (censo-guía, guía de fuentes, guía orgánica, guía de archivo)Fondos y Secciones.
Inventarios (somero y analítico) Series.
Catálogos Unidades.

Enlaces: http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm
http://www.upb.edu.co/pls/portal/docs/PAGE/GP_NUESTRA_UNIVERSIDAD/PG_NUESU_GESTION_DOCU/PG_NUESU_SEGR_MANUALES/MANUAL_ORGANIZACION_DE_ARCHIVOS%5B1%5D.PDF

TEMA 9

TEMA 9: RETENCIÓN Y CONSERVACIÓN

9.1: Necesidades, condiciones infraestruturas para el almacenamiento.

Edificio: edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios. Su localización debe ser cercana a los usuarios, seguro y con disponibilidad de suelo debiéndose evitar focos de contaminación industrial, terrenos exiguos de los cascos históricos y demasiado alejados de los centros urbanos. Su situación ideal sería en un emplazamiento suburbano y desdoblado en principal y periféricos.
Se pueden reutilizar edificios para este fin pero sus características condicionarán al archivo.
Sus dependencias constará de un área reservada, privada y pública.

Depósito: espacio más importante del archivo que es donde se ubican los documentos. Ocupa el sitio más adecuado del edificio, ni en plantas altas, ni en sótanos. Lo ideal en la primera planta. Su dimensión 60% de la superficie construida. Se recomienda estar aislado de l resto de dependencias además de los montacargas, ascensores y montalibros. Constará de aislamiento término e higrométrico, ignífugo, ventanas de aluminio anonizado o lacado, acristalamiento inastillable, absorbente de radiaciones (UV) , aislante térmico y acústico, las instalaciones de fontanería no deben atravesar esta zona.
Factores a tener en cuenta: climáticos (humedad, temperatura y luz solar), polvo , contaminación, fuego, factores biológicos y la instalación eléctrica y de seguridad.

9.2 Las instalaciones

Mobiliario: solidez, buen acabado físico, buena ventilación, comodidad. Puede dividirse en sistemas: Mobiliario horizontal, vertical y para documentos enrollados.

Unidades de instalación/sistemas de protección individual: dependerá del espacio que dispongamos, mobiliario y presupuesto además de las características deldocumento.
Enrollado
Carpetas
Carpetas con ventana-paspartú.
Legajo
Sobres y camisas.
Cajas de protección para libros y documentos.

Enlaces:

Enlaces: http://www.scribd.com/doc/26034748/Principios-para-la-organizacion-de-archivos-administrativos